ProzessAgent
Dokumente kommen rein. Entscheidungen gehen raus. Prozessagent liest, versteht und verarbeitet eingehende Dokumente selbstständig: routen, extrahieren, prüfen, auslösen.
Das Problem
In vielen mittelständischen Unternehmen verbringen qualifizierte Mitarbeitende einen erheblichen Teil ihrer Zeit damit, Dokumente zu lesen, Daten herauszuziehen und in Systeme einzugeben. Das eigentlich Frustrierende daran: Die Entscheidung ist meist trivial, der Inhalt des Dokuments gibt vor, was zu tun ist. Eine Rechnung über einem bestimmten Betrag geht zur Freigabe. Ein Lieferschein aktualisiert den Lagerbestand. Ein Schadensformular triggert einen Workflow. Aber solange kein System diese Vorgänge lesen und entscheiden kann, ist der Mensch die Routing-Schicht, für Arbeit, die keine Expertise erfordert. Und der Prozess ist fragil: Steigt das Volumen oder fällt jemand aus, staut sich der Posteingang sofort.
Prozessagent: Der KI-Mitarbeiter für Ihren Posteingang
Prozessagent übernimmt die Routing-und-Extraktions-Schicht, nicht für Ausnahmen, sondern für die Wiederholungsarbeit, die keine Expertise erfordert. Der Agent liest eingehende Dokumente aus beliebigen digitalen Quellen, extrahiert die relevanten Felder und führt die konfigurierte Entscheidungslogik aus: weiterleiten, flaggen, eine ERP-Buchung auslösen, in eine Warteschlange legen. Die Pipeline wird auf Ihre realen Dokumentenformate kalibriert, nicht auf Musterdaten, sondern auf das, was täglich bei Ihnen eingeht. Der Prozessagent ist kein Tool, das Ihr Team selbst konfiguriert: er ist ein eingearbeiteter KI-Mitarbeiter, der einen klar abgegrenzten Aufgabenbereich vollständig übernimmt.
Was entsteht
Sechs Deliverables, von der Discovery bis zum produktiven Go-Live.
OCR & KI-Extraktionspipeline
Laufende Pipeline für 1–3 Dokumententypen, kalibriert auf Ihre realen Dokumente, nicht auf Musterdaten. Erkennt Layout-Varianten und lernt mit Ihrem Feedback im Pilotbetrieb.
Entscheidungs- und Routing-Logik
Der Prozessagent entscheidet auf Basis des extrahierten Inhalts: weiterleiten, flaggen, ERP-Aktion auslösen oder eskalieren. Die Logik wird mit Ihrem fachlichen Ansprechpartner erarbeitet und konfiguriert.
Zielsystem-Integration
Anbindung an mindestens ein Zielsystem via API oder Export: ERP, DMS, E-Mail, Datenbank. Keine Ablösung bestehender Systeme. Prozessagent integriert sich in das, was bereits da ist.
Monitoring-Dashboard
Durchsatz, Fehlerquote und manuelle Eingriffe in einer Übersicht. Abweichungen werden sichtbar, bevor sie sich anhäufen. Grundlage für laufende Qualitätssicherung.
Pilotbetrieb
Zwei Wochen Parallelbetrieb mit dem manuellen Prozess: Genauigkeit messen, Entscheidungslogik justieren, Grenzfälle klären. Go-Live erst wenn die Qualität stimmt.
Betriebsdokumentation & Übergabe
Vollständige Dokumentation der Pipeline, Integration und Konfiguration, als Grundlage für Selbstbetrieb oder Vollbetreuung durch taliox. Übergabe mit Einweisung der verantwortlichen Personen.
In 6–8 Wochen zum produktiven Prozessagent
Fünf klar definierte Phasen, von der Aufnahme Ihrer Dokumentenprozesse bis zum Go-Live.
Discovery
- Dokumententypen, Volumina und Eingangskanäle aufnehmen
- Entscheidungslogik je Dokumententyp klären
- Zielsysteme und API-Zugänge identifizieren
- Scope und Prioritäten festlegen
Konzeption
- Datenmodell und Pipeline-Architektur definieren
- Integrationspunkte und Ausnahmebehandlung konzipieren
- Technische Anforderungen an das Zielsystem klären
- Pilotumgebung vorbereiten
Implementierung
- OCR- und KI-Extraktionspipeline aufbauen
- Agent auf Ihre Dokumentenformate kalibrieren
- Entscheidungs- und Routing-Logik konfigurieren
- Zielsystem anbinden und Monitoring-Dashboard einrichten
Pilotbetrieb
- Parallelbetrieb mit manuellem Prozess
- Extraktionsgenauigkeit messen und dokumentieren
- Entscheidungslogik auf Basis realer Fälle justieren
- Grenzfälle und Ausnahmen gemeinsam definieren
Go-Live & Übergabe
- Übergabe aller Deliverables und Dokumentation
- Einweisung der verantwortlichen Mitarbeitenden
- Übergang in gewähltes Betriebsmodell
- Definition von Erweiterungen auf weitere Dokumententypen
Betrieb ab Go-Live
Zwei Modelle, je nachdem ob Sie selbst betreiben oder dies taliox überlassen wollen.
- taliox betreibt und überwacht die Pipeline vollständig
- Laufende Qualitätssicherung und Modell-Updates
- Erweiterungen auf neue Dokumententypen auf Anfrage
- SLA mit garantierten Reaktionszeiten
- Monatliches Reporting zu Durchsatz und Fehlerquoten
- Kunde betreibt den Prozessagent auf eigener Infrastruktur
- taliox unterstützt bei Problemen, Updates und Erweiterungen
- Ticket-basierter Support mit definierten Reaktionszeiten
- Quartalsmäßige Review-Calls und Qualitätsbewertung
- Vollständige Dokumentation als Grundlage für den Selbstbetrieb
Für wen ist Prozessagent geeignet?
Prozessagent richtet sich an Mittelständler mit 50–500 Mitarbeitenden und wiederkehrendem Dokumentenaufkommen. Besonders passend für:
Operations & Prozessverantwortliche
Die für Durchsatz und Qualität im Dokumentenprozess verantwortlich sind, und wissen, wie viel Kapazität täglich in manueller Übertragungsarbeit versickert.
CFO & Geschäftsführung
Für die der ROI direkt berechenbar ist: manuelle Stunden sind bekannt, die Einsparung auch. Und die wissen, dass Wachstum ohne Prozessautomatisierung immer teurer wird.
Mittelstand in dokumentenintensiven Branchen
Versicherung, Logistik, Gesundheit, Produktion: Unternehmen mit 50–500 Mitarbeitenden, die täglich 100+ gleichartige Dokumente verarbeiten und deren Prozess nicht mit dem Volumen skaliert.
Häufig gestellte Fragen
Alles Wesentliche vor dem ersten Gespräch.
Grundsätzlich alle Dokumententypen mit wiederkehrender Struktur: Rechnungen, Lieferscheine, Anträge, Verträge, Formulare, Qualitätsdokumente. Pro Projekt decken wir 1–3 Typen ab, priorisiert nach Volumen und Automatisierungspotenzial. Weitere Typen können im laufenden Betrieb ergänzt werden.
Etwa 100+ Dokumente pro Monat je Typ. Darunter amortisiert sich der Implementierungsaufwand kaum. Bei mehreren Dokumententypen kann das Gesamtvolumen auch kleiner sein. Entscheidend ist der Aufwand, den die manuelle Verarbeitung heute tatsächlich verursacht.
Nein. Prozessagent integriert sich via API oder Export in Ihre bestehenden Systeme: ERP, DMS, E-Mail oder Datenbank. Keine Migration, keine Ablösung. Das ist ein explizites Designprinzip: wir automatisieren den Schritt davor, nicht das System danach.
Nicht erkannte Dokumente werden im Monitoring-Dashboard als manuelle Eingriffe markiert und an einen definierten Eskalationskanal weitergeleitet, z. B. eine E-Mail-Queue oder ein Ticketsystem. Kein Dokument geht verloren. Im Pilotbetrieb werden diese Fälle gezielt analysiert und die Erkennungslogik verbessert.
Die Implementierung wird zu einem transparenten Festpreis angeboten, abhängig von Anzahl der Dokumententypen und Integrationskomplexität. Optional dazu gibt es eine laufende Begleitung für Betrieb und Weiterentwicklung. Das konkrete Angebot erhalten Sie nach dem Erstgespräch.
Sie wählen ein Betriebsmodell: Vollbetreuung durch taliox (taliox betreibt und pflegt die Pipeline) oder Selbstbetrieb mit Support (Selbstbetrieb mit taliox-Unterstützung). Beide Modelle ermöglichen die Erweiterung auf weitere Dokumententypen. Mit jedem neuen Typ, den wir einarbeiten, sinkt der Aufwand. Die Pipeline kennt Ihre Formate bereits.
Starten Sie Ihre KI-Einführung mit echtem Fundament.
Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch. Wir hören zu, lernen Ihre Situation kennen und zeigen, wo KI in Ihrem Unternehmen wirklich Wirkung entfalten kann.